¿Necesitamos una oficina?

Mirando una década hacia atrás (o más), vemos que nos era absolutamente imprescindible contar con una oficina, o más bien, un cubículo. Ahí es donde nos reunimos, vemos a nuestros compañeros de trabajo, y simplemente ejecutamos nuestras tareas diarias. Pero hoy en día, ¿realmente necesitamos oficinas corporativas? Las nuevas tecnologías nos permiten estar permanentemente conectados a nuestro trabajo, estemos donde estemos. Todo lo que necesitamos para realizarlo es una conexión a internet. Muchos empleados están trabajando desde puntos de "co-working", cafés y oficinas en casa por todo el mundo sin tener que poner un pie en la oficina corporativa. De hecho, los últimos indicadores económicos mundiales nos explican que de unos 26.000 administradores de empresas en 90 países, el 48% de ellos están trabajando de forma remota por lo menos la mitad de su semana laboral.

Existen 8 razones principales por las que nuestra dependencia de las oficinas corporativas está disminuyendo:

Las tecnologías de colaboración

Las nuevas tecnologías están permitiendo a los empleados "conectarse al trabajo", lo que significa que lo único que necesitamos para realizar nuestras tareas es una conexión a Internet. Desde allí podemos acceder a todas las personas y la información que necesitamos para hacer nuestro trabajo. Podemos tener reuniones virtuales, crear activos (documentos, presentaciones, o cualquier otra cosa), obtener actualizaciones de nuestro equipo, y permanecer conectados con nuestra fuerza de trabajo global sin necesidad de interacción cara a cara. Además las tecnologías de colaboración nos permiten trabajar mientras estamos "en camino" a través de nuestros dispositivos móviles.

La nueva generación de trabajadores

Se prevé que los "Milenials" (nacidos a finales de los 90 y alrededor del año 2.000) sean la mayoría de la fuerza laboral de EE.UU. en la década de 2020. Esta es una generación totalmente acostumbrada a estar conectada. Están creciendo con plataformas sociales como Facebook, Twitter o Google, y se sienten cómodos compartiendo y participando continuamente con personas e información. Es ya una parte de su vida diaria. Se trata de una generación que no sabe lo que se siente al recibir 200 correos electrónicos al día mientras se está sentado en un cubículo. Las organizaciones necesitarán adaptarse a estos nuevos empleados.

Un lugar de trabajo más atractivo
Lo más probable es que si preguntamos a alguien si prefiere trabajar desde una oficina o desde su casa, la mayoría de gente nos dirá que "desde casa" (o desde su lugar de "co-working"). En un reciente estudio se encontró que el 90% de los trabajadores creen que una organización que ofrece entornos de trabajo flexibles es más atractiva que una organización que no los ofrece. Para las organizaciones que desean atraer y retener a los mejores talentos casi parece esencial que los empleados no sean obligados a trabajar a tiempo completo en una oficina.

Las empresas ahorran dinero
Las empresas gastan una enorme cantidad de dinero en inmuebles para albergar a sus empleados. TELUS, una empresa de telecomunicaciones con sede en Canadá tiene el objetivo global de hacer que la mayoría de su plantilla trabaje de forma remota, ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial. Quieren deshacerse de algunos de sus enormes edificios en los que están gastando una gran cantidad de dinero. Las empresas también tienen que gastar dinero en equipos, internet, instalaciones, y un sinfín de cosas. Dependiendo del tamaño de la empresa el ahorro potencial es de millones por año.

Los empleados ahorran tiempo (y dinero)
Los desplazamientos son un gran problema para muchos empleados de todo el mundo. En Estados Unidos, por ejemplo, el tiempo medio necesario para llegar al trabajo es de unos 90 minutos y la distancia de unos 50 kilómetros (en cada sentido). Once millones de empleados viajan una hora por trayecto. ¿Imagináis pasar 10-15 horas en el coche cada semana sólo para ir a "currar"? Eso es casi un trabajo a tiempo parcial... Podemos jugar con diversos escenarios aquí para averiguar cuánto dinero se está perdiendo cada año en desplazamientos, pero el número puede llegar fácilmente a los miles de millones, especialmente al considerar otros costes, como la gasolina.

Los empleados son más productivos
Existen numerosos informes que citan el hecho de que los empleados que trabajan desde casa son en realidad más productivos que los que trabajan desde una oficina. Global Workplace Analytics tiene quizás el conjunto más completo de datos en torno a este tema. Nos muestran números que van de 600.000 millones de dólares que se desperdician cada año en distracciones en el lugar de trabajo. O cifras que muestran que la productividad norteamericana aumentaría entre 334.000 y 467.000 millones de dólares al año a través del teletrabajo.

Calidad de vida mejorada para los empleados
Hace unos años, los investigadores de la Universidad de Umea, en Suecia, encontraron que "las parejas en las que uno de los dos viaja por más de 45 minutos al día para ir a trabajar son un 40% más propensos a divorciarse." El trabajo ya es una de las principales causas de estrés para los empleados y a eso le añadimos el estrés que nos producen los desplazamientos. Los trabajadores pueden pasar ese tiempo de más trabajando, o con su familia, en lugar de sentados en un coche.

Nuevos lugares de trabajo
Como he mencionado anteriormente, cualquier sitio es ahora un lugar de trabajo potencial. Eso incluye una oficina en casa, una cafetería, o cualquier otro lugar donde se puede obtener conexión a Internet. En los últimos años también hemos visto la rápida aparición de espacios de "co-working" donde los empleados de diferentes empresas pueden alquilar escritorios u oficinas cerca de donde viven (o cuando sea conveniente para ellos). Estos espacios de "co-trabajo" están equipados con salas de conferencias, cocina y, en muchos casos, más comodidades que en una oficina corporativa tradicional. Además, algunas empresas están alquilando su "exceso" de espacio a los empleados de otras empresas.

En resumen, no tenemos que mirar más allá de nuestras vidas personales para adivinar por qué trabajar en una oficina no siempre es el mejor enfoque. Por supuesto, muchos sostienen que las oficinas son perfectas para fomentar la comunicación y la colaboración, y algunas son lugares preciosos, con instalaciones fantásticas que van desde lavandería y servicio de masajes, hasta guardería y ¡tienda de comestibles! Sin embargo, la realidad es que incluso los grandes espacios de trabajo pueden tener impacto negativo sobre la comunicación y la colaboración de los empleados. Cuando los empleados se encuentran a 200 metros de distancia (o más) el uno del otro en las instalaciones de una empresa, las posibilidades de que hablen son prácticamente cero.

El tema aquí no es afirmar que la comunicación cara a cara está muerta, porque no lo está, y desde luego no queremos deshacernos del contacto humano (al menos la mayoría de nosotros). En lugar de ello las organizaciones necesitan implementar entornos de trabajo más flexibles para los empleados de forma que puedan decidir cómo quieren trabajar. Por ejemplo, algunas organizaciones están implementando espacios de trabajo "pop-up", lo que significa que cuando las reuniones tienen que llevarse a cabo se pueden organizar en espacios de "co-working" convenientes para ambas partes, donde una sala de conferencias se puede alquilar el tiempo que sea necesario. No se trata de la eliminación de la comunicación cara a cara, se trata de no confiar en ella como única opción.

(Fuente: Jacob Morgan, www.forbes.com)